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Tratamiento de datos de clientes

Estamos comprometidos tanto con la protección de sus datos personales, como con el cumplimiento de la legis-lación aplicable en materia de protección de datos, concretamente de la Directiva General de la UE sobre Pro-tección de Datos («RGPD») y únicamente trataremos sus datos personales de conformidad con una disposición legal o si el interesado ha prestado su consentimiento.

En este documento informativo sobre datos personales, explicaremos qué información (incluidos datos perso-nales) tratamos en el contexto de la colaboración empresarial entre ustedes y nosotros.

¿Quién es el responsable del tratamiento de datos personales?
El responsable del tratamiento de los datos personales es Ursa Ibérica Aislantes, S.A. con dirección pos-tal Paseo de Recoletos, 3, 28004 Madrid. Cualquier mención a «nosotros» o «nos» en esta comunicación sobre protección de datos hace referencia a la entidad anteriormente mencionada.
Puede contactar con nuestro delegado de protección de datos por los medios antedichos o a través de privacy@ursa.com.
¿Qué datos tratamos?
La ejecución de nuestras relaciones comerciales requiere el tratamiento de datos relacionados con nues-tros clientes. En caso de que estos datos correspondan a una persona física (por ejemplo, si usted es un profesional autónomo y establece una relación con nosotros) se considerarán datos personales. Al mar-gen de la forma jurídica de la contraparte, trataremos los datos relativos a las personas de contacto que actúan como cliente.
Por favor, ponga este documento informativo sobre protección de datos a disposicón de las personas de su organización que participen en la relación comercial con nosotros («personas de contacto»).
1. Datos básicos: Procesamos cierto número de datos generales en relación a nuestros clientes y a las perso-nas de contacto y a su relación laboral con nosotros, en conjunto los «datos básicos». Los datos básicos incluyen:
  1. Cualquier información que se nos haya facilitado durante el establecimiento de la relación co-mercial o que nosotros hayamos solicitado a nuestros clientes o a una persona de contacto (por ejemplo, nombre, dirección y otros datos de contacto; y
  2. Cualquier información recogida o tratada en relación al establecimiento de la relación comercial (por ejemplo, detalles de acuerdos celebrados).
2. Datos de rendimiento: Mientras la relación comercial esté vigente, recogeremos datos personales, más allá de la mera actualización de sus datos básicos, que serán tratados y a los que nos referiremos como «datos de rendimiento». Los datos de rendimiento incluyen:
  1. Información sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales de nuestros clientes, en rela-ción a los acuerdos celebrados.
  2. Información sobre el cumplimiento de nuestra obligaciones contractuales, en relación a los acuer-dos celebrados.
  3. Información que un cliente o una persona de contacto nos haya proporcionado durante la vigen-cia de la relación comercial, ya sea de motu propio o previa solicitud por nuestra parte; y
  4. Los datos personales que se nos facilitan en el curso de una relación comercial, por parte de nues-tro cliente, de una persona de contacto o de terceros.
3. En la medida en que la ley lo permita, podemos añadir datos personales facilitados por terceros a los datos básicos y de rendimiento anteriormente mencionados. Esos datos pueden incluir información rela-tiva al crédito/calificación comercial de nuestros clientes, en caso de que sea necesaria para la evalua-ción de riesgos financieros (por ejemplo, retrasos en los pagos).
¿Con qué fines y en base a qué fundamentos legales realizamos el tratamiento de sus datos persona-les?
1. Tratamos datos básicos, de rendimiento y de uso para el desarrollo de la relación contractual con nues-tros clientes o para medidas precontractuales en aplicación del Artículo 6.1 b) del RGPD. Al margen de la forma jurídica de nuestros clientes, tratamos datos básicos y de rendimiento en relación a una o más personas de contacto a los efectos de nuestro interés legítimo en la ejecución de la relación comercial en aplicación del Artículo 6.1 (f) del RGPD.
2. Es posible que también procesemos datos básicos, de rendimiento y de uso en cumplimiento de nuestras obligaciones legales; este tratamiento se realiza en virtud del Artículo 6 Apartado 1 c) del RGPD. Las obligaciones legales pueden incluir, concretamente, comunicación obligatoria de datos personales a las autoridades (tributarias).
3. En la medida de lo necesario, llevamos a cabo el tratamiento de datos personales (al margen del trata-miento por motivos de una relación comercial o para cumplir con nuestras obligaciones legales) para los fines derivados de nuestro interés legítimo o de los intereses legítimos de terceros, de conformidad con el Artículo 6 Aparatado 1 f) del RGPD. El interés legítimo puede incluir:
  1. Procesos, a nivel de grupo, para la gestión interna de los datos de clientes
  2. La interposición de o la defensa contra acciones legales
  3. La prevención e investigación de delitos
  4. El mantenimiento de la seguridad de nuestros sistemas informáticos.
  5. El mantenimiento de la seguridad de nuestras instalaciones e infraestructura.
  6. La gestión y el desarrollo de nuestras operaciones empresariales, incluida la gestión de riesgos
4. Si presentásemos a una persona física la opción de declarar su conformidad con el tratamiento de datos personales, trataremos los datos personales que se incluyan en el consentimiento, con los fines especifi-cados en dicho consentimiento, en virtud del Artículo 6 Apartado 1 a) del RGPD.
  Por favor, tenga en cuenta que:
  - La declaración de conformidad es voluntaria.
  - Sin embargo, su falta de consentimiento o la posterior revocación del mismo podrá tener consecuen-cias, de las que informaremos antes de presentarles la opción de declarar su consentimiento.
  - Ustedes podrán revocar su consentimiento en cualquier momento con efecto a futuro, por ejemplo, notificándonoslo por correo postal, fax o correo electrónico, utilizando los datos de contacto indica-dos en la primera página de esta comunicación sobre protección de datos.
¿Existe la obligación de facilitar los datos personales?
La entrega de los datos básicos y de rendimiento que se especifican en la sección II del presente es nece-saria para iniciar y mantener una relación comercial con nosotros, a menos que se especifique lo contra-rio antes de la recogida de dichos datos. Sin la entrega de dichos datos, no podremos iniciar y mantener una relación comercial.
En caso de que solicitemos nuevos datos, les informaremos de si dicha petición de información obedece a obligaciones legales o contractuales, o es necesaria para el cumplimiento de un contrato. Normalmente indicamos qué información no obedece a obligaciones legales o contractuales, ni es necesaria para cum-plimiento de un contrato y puede facilitarse voluntariamente.
¿Quién tiene acceso a los datos personales?
Generalmente, el tratamiento de los datos personales se lleva a cabo en nuestra empresa. En función de las categorías de datos personales de que se trate, puede que solo algunos departamentos/divisiones es-pecializados tengan acceso a sus datos personales. Tales divisiones incluyen, concretamente, al Depar-tamento de Ventas y – en caso de que el tratamiento se realice a través de nuestra infraestructura infor-mática – también a nuestro departamento de Tecnologías de la Información. En base a un modelo de gestión de roles/derechos, el acceso a los datos personales se limita a las funciones y a la medida necesa-ria para cumplir con el objetivo concreto del tratamiento.
En la medida en que la ley lo permita, podremos transferir sus datos a destinatarios ajenos a nuestra em-presa. Dichos destinatarios externos pueden incluir:
- Filiales del grupo Xella,
- Proveedores de servicios que (de conformidad con contratos individuales firmados con nosotros) ofrecen servicios entre los que se puede incluir el tratamiento de datos personales, así como subcon-tratistas de dichos proveedores de servicios.
- Organismos públicos y privados, en la medida en que estemos obligados a transferir sus datos perso-nales a causa de una obligación legal a la que estemos sujetos.
¿Utilizamos decisiones automatizadas?
Normalmente, no utilizamos decisiones automatizadas (incluida la elaboración de perfiles) durante la vi-gencia de la relación comercial, en el sentido del Artículo 22 del GDPR. Si en el futuro aplicásemos ese ti-po de procedimientos, informaremos individualmente a los interesados, de conformidad con las disposi-ciones legales aplicables.
¿Los datos se envían a países fuera de la UE/del EEE?
El tratamiento de datos personales se realiza exclusivamente en la Unión Europea o dentro del Espacio Económico Europeo. No tenemos intención de transferir sus datos personales a otros países («terceros países»).
¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos?
Normalmente, conservamos los datos personales mientras existe un interés legítimo en su conservación y no prevalece el interés de interesado en abstenerse del tratamiento.
Aun cuando no exista un interés legítimo, podemos conservar los datos si existe una obligación legal (por ejemplo, para cumplir con obligaciones legales de retención). Aunque el interesado no tome ninguna me-dida, eliminamos los datos personales en cuanto su conservación deja de ser necesaria para los fines con que los datos se recogieron o trataron de otro modo o si, por algún otro motivo, la ley no permite su con-servación.
En general, los datos básicos y el resto de los datos que se recojan durante su relación comercial, se con-servarán, al menos, hasta el final de la correspondiente relación comercial. Los datos se eliminarán, es todo caso, si los fines de su recogida o tratamiento se han cumplido. Ese momento llegará tras la finali-zación de su relación comercial con nosotros. En caso de que los datos personales deban conservarse pa-ra cumplir una obligación legal, dichos datos se conservarán hasta el fin del plazo de conservación co-rrespondiente. En caso de que el tratamiento de los datos personales se realice exclusivamente para cumplir con una obligación legal, el acceso a dichos datos se suele restringir de tal modo que los datos so-lo estén disponibles si se requieren a los efectos de dicha obligación.
¿Cuáles son los derechos de los interesados en el tratamiento?
Los interesados en el tratamiento podrán:
- Solicitar acceso a sus datos personales, Artículo 15 del RGPD.
- Solicitar la rectificación de datos personales erróneos, Artículo 16 del RGPD.
- Solicitar la eliminación de sus datos personales, Artículo 17 del RGPD.
- Solicitar la restricción del tratamiento de sus datos personales, Artículo 18 del RGPD.
- Ejercer su derecho a la portabilidad de datos, Artículo 20 del RGPD.
- Oponerse al tratamiento de sus datos personales, Artículo 21 del RGPD.
Los derechos mencionados podrán hacerse valer frente a nosotros, por ejemplo, haciéndonos llegar una notificación a través de los datos de contacto detallados en la primera página del presente documento informativo sobre protección de datos.
Si necesita información adicional, el interesado también puede contactar con nuestro delegado de pro-tección de datos.
Por otra parte, el interesado podrá presentar una reclamación en relación a la gestión de sus datos perso-nales ante la autoridad de control competente, de acuerdo con el Artículo 77 del RGPD.

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